Tạo dựng văn hóa phòng tránh rủi ro - Human Resources Management

Tạo dựng văn hóa phòng tránh rủi ro

Cần phải nuôi dưỡng văn hóa phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp và trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Từ những cuộc khủng hoảng về tính an toàn của sản phẩm đang diễn ra như vụ thu hồi sản phẩm đậu phộng, vụ melamin trong sữa và thực phẩm vật nuôi, vi khuẩn ecoli trong rau bina, và chất chì trong đồ chơi trẻ em, chúng ta thấy có một thách thức bao trùm mà các doanh nghiệp đều đang phải đối mặt: Cần phải nuôi dưỡng văn hóa phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp và trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Tránh những cuộc khủng hoảng kiểu này rõ ràng luôn là thượng sách, thay vì phải chịu tổn thất và hậu quả khôn lường khi phải đối mặt với chúng. Sự vỡ lở của những sản phẩm khiếm khuyết luôn là một thách thức trên nhiều phương diện: các vụ kiện cáo ở mọi cấp độ, các cuộc điều tra của chính phủ, các cuộc thẩm vấn tìm hiểu thông tin, khảo sát kỹ lưỡng từ phía phương tiện thông tin đại chúng, mối quan tâm từ cộng đồng đầu tư và tiềm năng của các vụ đòi bồi thường và truy tố trước pháp luật. Như chúng ta đã biết, những vụ dính líu tới tài chính có thể gây sửng sốt dư luận - trách nhiệm với hàng tỉ đô la chưa từng có, không kể tới hàng triệu đô la chi phí luật pháp. Hơn thế nữa, danh tiếng và vị thế cạnh tranh của công ty cũng đứng bên bờ vực thẳm.

Phát triển một chiến lược

Đứng trước những nguy cơ này, nhiều doanh nghiệp vẫn không có cách tiếp cận phù hợp hay có kỷ luật với quản lý rủi ro và trách nhiệm giải trình về tính an toàn của sản phẩm. Đó là một sai lầm.

Điểm cốt yếu đối với các doanh nghiệp đó là phải xem xét cách thức giảm thiểu rủi ro bằng những biện pháp như một ứng dụng có tính hệ thống của "các bài học đã được học”, hay đảm trách thực hiện rà soát quá trình đưa ra những quyết định quan trọng có liên quan tới việc sản xuất một sản phẩm. Một công ty cần phải được chuẩn bị để bảo vệ từng khía cạnh của quá trình đưa ra quyết định và quá trình hoạt động. Là một tổ chức lớn, phân quyền hay có tính chất toàn cầu, hay phụ thuộc vào các đối tác kinh doanh, các nhà cung cấp nước ngoài hay nguồn lực mở, không phải là lý do giải thích cho cho những lỗ hổng kiến thức.

Tạo dựng văn hoá tránh né rủi ro và trách nhiệm giải trình đòi hỏi quá trình giáo dục các nhân viên ở từng cấp bậc. Không phải lúc nào trực giác cũng đúng. Một "kỹ xảo” đó là thực hiện một cuộc tập dượt dành cho các nhân viên, trong một lớp học, về những từ ngữ mà các nhân viên trong các ngành công nghiệp khác đã sử dụng để chống lại công ty của họ trong phòng xử án. Truyền thông nội bộ cũng thực hiện tương tự như vậy.

Suy nghĩ trước khi nói

Tình trạng tương đối phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là đôi khi họ rơi vào tình trạng buộc phải giải thích những bài phát biểu dài dòng dường như vô nghĩa hoặc gây bất hoà hoặc sự không rõ ràng, thiếu thận trọng trong các thư điện tử nội bộ, các bản ghi nhớ kỹ thuật và các bản báo cáo marketing. Thậm chí các bản ghi nhớ của các cuộc họp hội đồng cũng có thể trở thành những bản báo cáo có tiềm năng chứa đựng nội dung dính líu tới luật pháp.

Từ ngữ sử dụng trong những bản báo cáo này có thể có rất ít hoặc không có ý nghĩa gì khi xảy ra những vụ khủng hoảng về an toàn sản phẩm, nhưng những từ ngữ được lựa chọn một cách nghèo nàn thái quá có thể làm biến đổi động cơ của một vụ tranh chấp và làm trầm trọng thêm tính chất của vụ khủng hoảng. Trong những trường hợp cụ thể, khuyến khích kiểm tra chéo một nhân viên là giải pháp hợp lý để làm minh chứng cụ thể cho thấy những từ ngữ họ đưa vào bài viết có thể dẫn tới hiểu lầm hoặc hiểu sai như thế nào trong những năm về sau. Đây có thể là một ví dụ thực dành cho tất cả các nhân viên ở mọi cấp độ trên toàn công ty, và đó là sự đầu tư tối thiểu để tăng cường khả năng phòng tránh rủi ro.

Trong một số trường hợp, các công ty đưa sản phẩm của họ vào dùng thử nghiệm. Họ có thể khắc phục sự cố kiểm soát chất lượng, marketing hoặc các vấn đề về khoa học, y tế để xác định liệu quá trình đưa ra quyết định của họ có thể chịu được tính khắc nghiệt và sự rà soát kỹ lưỡng của cuộc kiểm tra chéo hay không.

Cố gắng tạo dựng tính nhất quán trong các thông điệp

Có thể cũng đáng để so sánh tính nhất quán của những tin tức truyền đi trong và ngoài công ty về cùng một chủ đề nào đó. Giả sử tin tức này được thực hiện bởi những cá nhân độc lập, khách quan và có kiến thức, những người đánh giá cao khả năng các nguyên đơn tiềm năng sẽ khai thác bất kỳ bản báo cáo có mâu thuẫn nào.

Đây là một phần của quá trình đánh giá rủi ro có kỷ luật, bởi vì sự thiếu nhất quán giữa những thông điệp truyền đi trong và ngoài công ty có thể là cơ sở cho những tranh chấp, khiếu nại từ phía khách hàng sau này và có thể thậm chí dẫn tới những tổn thất khôn lường hay truy tố trước pháp luật.

Các công cụ quản lý, đánh giá rủi ro sẽ dần thay đổi. Nhưng điểm cốt lõi đó là phải đưa văn hoá phòng tránh rủi ro vào quá trình suy nghĩ của người nhân viên một cách tự chủ. Từ quan điểm của ban quản trị, quan điểm đánh giá và phòng tránh rủi ro liên tục và có hiểu biết là nền tảng căn bản của công ty. Và trách nhiệm giám sát quá trình phòng tránh rủi ro thuộc về ban giám đốc.

Arvin Maskin
Theo Business Week
Mai Hương biên dịch

Gừng càng già càng cay

(HR) Các nhà   tuyển dụng   trên thế giới dành hàng triệu giờ mỗi năm để đăng tải các quảng cáo   tuyển dụng   , xét duyệt hồ sơ và phỏng vấn các ứng viên, tuyển dụng và   đào tạo   nhân viên của mình.

Tuy nhiên, không ít các nhà tuyển dụng nhận ra rằng rất nhiều nhân viên họ tuyển dụng làm việc tại công ty chỉ trong vòng vài tháng đã quyết định rằng họ không muốn “mãi là kẻ hầu người hạ” nữa hay cảm thấy “cần một điều gì tốt đẹp hơn” tại các công ty khác lớn hơn.

Vậy các công ty có thể   tìm kiếm   đội ngũ lao động đáng tin cậy và ổn định ở đâu để không phải liên tục đau đầu với những kế hoạch tuyển dụng mới? Đâu là một đội ngũ nhân viên cống hiến với công việc và có niềm kiêu hãnh khi làm việc tại công ty? Ai sẽ là những nhân viên cần đến ít chi phí hơn cho hoạt động tuyển dụng, đào tạo và duy trì?

Câu trả lời? Đó là: Các nhân viên lớn tuổi.

Trong xã hội ngày nay, mọi người đang có cuộc sống tốt hơn. Giới trẻ hiện tại khi đến tuổi về hưu sẽ có thêm một nền tảng giáo dục cao hơn các thế hệ trước. Hiện nay, các nhân viên lớn tuổi thục sự cảm thấy họ đang vẫn ở đỉnh cao của năng lực làm việc. Và một khi họ trở thành những lực lượng năng động hơn thì các công ty cần quan tâm tới việc tìm kiếm các biện pháp thích hợp nhằm thu hút và gìn giữ những nhân viên lớn tuổi - những mỏ vàng quý.

Sự mềm dẻo và linh hoạt là rất quan trọng cho những nhân viên lớn tuổi. Không phải ai trong số họ đều muốn về hưu. Họ thường phải chịu trách nhiệm chăm sóc những thành viên cao tuổi hơn trong gia đình như cha, mẹ hay nuôi nấng những đứa cháu nội, cháu ngoại. Tạp chí Fortune đã ghi nhận ý kiến của hơn 1500 người lao động trong độ tuổi 45 – 76 về việc làm của họ. Kết quả: 69% mong muốn không bao giờ phải nghỉ hưu hoàn toàn, 34% nói rằng họ muốn tiếp tục làm việc như hiện tại vì họ thực sự thích thú công việc của mình, 19% cho rằng họ cần có thu nhập từ những công việc bán thời gian để phục vụ cuộc sống sinh hoạt, 10% hy vọng họ sẽ tự mình làm ăn kinh doanh nhỏ, 6% sẽ tiếp tục làm việc trong thời gian cả ngày nhưng là một việc khác đơn giản hơn tại một công ty nào đó.

Liệu bạn có nên lôi kéo, sẵn sàng dành những phần thưởng có giá trị cho người lao động trên 50 tuổi? Câu trả lời là “có”. Dưới đây là 12 lý do giải thích tại sao việc tuyển dụng các nhân viên lớn tuổi có thể giúp công ty bạn duy trì một đội ngũ lao động ổn định, đáng tin cậy, cống hiến với công việc và đặc biệt là tiết kiệm nhiều chí phí cả về ngắn hạn lẫn dài hạn.

1. Các nhân viên lớn tuổi cống hiến sẽ đảm bảo một chất lượng làm việc tốt hơn, nhờ đó bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí sản xuất kinh doanh. Có rất nhiều câu chuyện về các nhân viên lớn tuối gắn bó cao với công việc phát hiện được nhiều sai lầm tốn kém tiền bạc của các nhân viên khác trong công ty liên quan tới mọi thứ từ việc đọc sai tên khách hàng cho đến định giá sai hay sơ sót kế toán,….

2. Các nhân viên lớn tuổi luôn đảm bảo yếu tố giờ giấc, hạn định thời gian. Phần lớn họ đều mong chờ sẽ được làm việc mỗi ngày, vì vậy họ sẽ đi làm đúng giờ hơn và luôn sẵn sàng với công việc.

3. Tính thật thà là điểm chung của các nhân viên lớn tuổi. Họ hiểu được giá trị của cuộc sống, của các mối quan hệ nhân quả, do đó luôn đảm bảo tính chính trực và tận tâm với sự thật.

4. Bổ sung vào những giá trị vô hình của các nhân viên lớn tuổi đó là sự tỉ mỉ, kỹ lưỡng, có trọng tâm và chu đáo, nhờ đó có thể giúp công ty tiết kiệm hàng nghìn USD. Một chủ doanh nghiệp đã từng kể rằng một trong số các nhân viên lớn cuổi của ông đã tiết kiệm cho công ty trên 50.000 USD liên quan tới một hoạt động gửi thư số lượng lớn. Người nhân viên văn phòng 75 tuổi này đã phát hiện ra một khiếm khuyết con số trong tất cả các mã ZIP codes mà hầu như cơ quan bưu chính và cả các nhà quản lý marketing được trả   lương   cao với nhiều bằng cấp trong tay không thể nhận ra.

5. Khả năng lắng nghe tốt đã biến những nhân viên lớn tuổi trở thành tài sản quý giá bởi vì họ dễ đào tạo hơn - các nhân viên lớn tuổi chỉ được nghe một lần là họ biết phải làm những gì cần thiết.

6. Niềm kiêu hãnh khi một công việc được hoàn thành tốt của các nhân viên lớn tuổi luôn là điều rất khó tìm thấy ở các nhân viên trẻ tuổi. Các nhân viên trẻ tuổi muốn làm việc mau mau chóng chóng rồi về nhà, trong khi các nhân viên lớn tuổi cảm thấy rất vui khi ở lại công ty lâu hơn một chút để hoàn thành công việc chính bởi vì cảm giác kiêu hãnh của họ trong sản phẩm cuối cùng.

7. Các kỹ năng tổ chức tốt của những nhân viên lớn tuổi sẽ giúp các công ty tuyển dụng họ tiết kiệm thời gian vàng ngọc.Một thống kê có thể khiến nhiều chủ doanh nghiệp phải ngạc nhiên: Hơn một triệu giờ mỗi năm bị lãng phí đơn giản bởi sự thiếu tổ chức tại nơi làm việc.

8. Hiệu suất và sự tin tưởng, chia sẻ lẫn nhau những ý tưởng và lời khuyên đã khiến những nhân viên lớn tuổi càng trở nên lý tưởng hơn. Những năm kinh nghiệm làm việc tại nhiều công sở khác nhau đã đem lại cho các nhân viên này một sự hiểu thấu tuyệt vời về việc phải làm thế nào để công việc được thực hiện hiệu quả hơn, tiết kiệm nhiều hơn thời gian và tiền bạc cho công ty. Độ tin cậy của họ, được xây dựng qua nhiều năm, đồng nghĩa rằng họ sẽ không ngần ngại chia sẻ các ý kiến của họ với ban quản lý.

9. Tính cẩn thận, sự chín chắn đến từ nhiều năm kinh nghiệm trong cuộc sống và công việc đã giúp các nhân viên lớn tuổi không bối rối mỗi khi các vấn đề khó khăn xuất hiện.

10. Việc tự mình làm gương cho các nhân viên khác trong công ở đây ty luôn là một giá trị vô hình khác mà rất nhiều chủ doanh nghiệp phải cảm kích ở những nhân viên lớn tuổi. Họ có thể trở thành những thầy giáo tuyệt vời, những tấm gương điển hình, qua đó giúp cho việc đào tạo các nhân viên khác được dễ dàng hơn rất nhiều.

11. Các kỹ năng giao tiếp - biết được khi nào phải giao tiếp và giao tiếp như thế nào - của các nhân viên lớn tuổi được hình thành từ nhiều năm kinh nghiệm trong cuộc sống. Các nhân viên lớn tuổi hiểu được tình hình “chính trị” nơi công sở và biết được cách thức truyền tải một cách ngoại giao nhất các ý tưởng của họ tới ông chủ.

12. Chi phí lao động được giảm thiểu là một lợi ích lớn khác khi tuyển dụng những nhân viên lớn tuổi. Phần lớn các nhân viên này đều đã có bảo hiểm xã hội từ các công ty trước đây họ đã làm việc hoặc có các nguồn thu nhập bổ sung và sẵn lòng nhận tiền lương thấp hơn một chút để có được công việc họ mong muốn. Các nhân viên lớn tuổi hiểu rằng được làm việc cho một công ty mang nhiều ý nghĩa cuộc sống hơn là việc hàng tháng nhận được một tấm séc tiền công.

Nhìn chung, bất cứ chủ doanh nghiệp nào còn đang băn khoăn có nên tuyển dụng các nhân viên lớn tuổi hay không nên nhìn nhận lại 12 lợi ích trên. Các giá trị và kỹ năng của những nhân viên lớn tuổi – cũng như việc tiết kiệm đáng kể cho công ty nhiều khoản chi phí tiền bạc lẫn thời gian vàng ngọc - sẽ đảm bảo rằng việc tuyển dụng họ trở nên thực sự hiệu quả hơn nhiều so với việc tuyển dụng một đội ngũ lao động trẻ tuổi. Bên cạnh đó, yếu tố kinh nghiệm và sự cẩn thận, chu đáo cũng là những đặc tính khó có thể tìm thấy ở những nhân viên trẻ tuổi.

Nếu bạn không có đủ thời gian và nguồn lực để thường xuyên giải quyết vấn đề tuyển dụng rồi lại tuyển dụng, lần kế tiếp khi bạn cần đến một quyết định tuyển dụng, hãy quan tâm nghiêm túc tới những nhân viên lớn tuổi: Sự đóng góp của họ cho công ty có thể tác động tích cực tới nền tảng doanh thu và lợi nhuận trong nhiều năm liền.

Quantri.Vn