Kỹ năng để trở thành nhà quản trị xuất chúng

 “Để trở thành một nhà quản trị tốt cần trang bị những kỹ năng quản trị gì?” Trong bài viết này, cùng tìm hiểu kỹ năng quản trị là gì nhé! 

1. Kỹ năng quản trị là gì? 

Kỹ năng quản trị, trong tiếng Anh là Administrative Skills, là những khả năng ứng dụng từ lý thuyết sang thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Tùy theo các cấp quản trị thì yêu cầu, đòi hỏi và mức độ ưu tiên với các kỹ năng quản trị là khác nhau.

2. Các kỹ năng quản trị mà nhà lãnh đạo nên có 

2.1 Kỹ năng nhận thức chiến lược 

Kỹ năng nhận thức chiến lược đó là khả năng phân tích, nhạy cảm trong dự báo về cơ hội và đe dọa trong môi trường kinh doanh. Mục đích là xây dựng chiến lược kinh doanh sát với thực tiễn sẽ xảy ra với sự tận dụng tối đa các cơ hội và hạn chế đến mức tối thiểu các đe dọa đối với tổ chức. 

2.2 Kỹ năng lập kế hoạch 

Một kỹ năng quản trị cực kỳ quan trọng để trở thành nhà quản trị tài giỏi là lập kế hoạch. Bạn có thể tham gia hoặc không tham gia trực tiếp vào việc soạn thảo chính sách và chiến lược của tổ chức. Và dù thế nào vẫn phải có khả năng lập kế hoạch. Do đó, nhà quản trị cần đưa ra mục tiêu cho cấp dưới và yêu cầu họ chịu trách nhiệm để đáp ứng mục tiêu đó.

2.3 Kỹ năng kỹ thuật 

Kỹ năng kỹ thuật là những hiểu biết về thực hành theo quy trình ở một lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào đó. Chẳng hạn, đó là kỹ năng tổ chức lao động khoa học, kỹ năng hoạch định chiến lược,  kỹ năng tổ chức hoạt động marketing …

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo một số kỹ năng khác như tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và hợp tác, chỉ đạo và giám sát, lắng nghe và thấu hiểu, ... 

Cách thiết lập OGSM như thế nào?

 Như bạn cũng biết, OGSM là một công cụ hay phương pháp hoạch định, triển khai và kiểm soát chiến lược cũng như các hành động cho một công ty hoặc một tổ chức xác định. Vậy làm thế nào để thiết lập OGSM? 

1. Lưu ý khi thiết lập OGSM 

OGSM là một mô hình được sử dụng rộng rãi hiện nay nhưng nhiều người vẫn dễ nhầm lẫn giữa mục tiêu và đích ngắm. Ví dụ, trong mô hình OGSM, nếu như mục tiêu là leo lên đỉnh núi thì đích ngắm sẽ là vượt qua vách núi.

Bên cạnh đó, khi xác định mục tiêu, một điều cần nhớ là phải tư duy rộng và dài hạn (think big and think long term). “Tầm nhìn của người lãnh đạo doanh nghiệp đến đâu thì doanh nghiệp có thể đi xa đến đó” nghĩa là tầm nhìn của nhà quản trị sẽ được phản chiếu cngay từ việc thiết lập yếu tố mục tiêu trong OGSM.

2. Thiết lập OGSM như thế nào? 

Ưu điểm của OGSM là dễ dàng thực hiện trong doanh nghiệp. Không cần bất kỳ phần mềm hay kỹ thuật đặc biệt nào mà nhà quản trị chỉ cần một trang giấy duy nhất. Điều quan trọng nhất để thành công trong quá trình lập kế hoạch OGSM là đảm bảo xác định chính xác các yếu tố OGSM: mục tiêu, đích ngắm, chiến lược và thước đo.

(+) Mục tiêu: cần phải thống nhất các nguyên tắc cơ bản cũng như tuyên bố sứ mệnh của tổ chức. Mục tiêu nên được diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn và có tính thử thách. 

(+) Đích ngắm: các đích cụ thể này phải có thể đo lường được qua tiêu chí SMART và phải có cơ sở tài chính.

(+) Chiến lược: tập trung vào một số chiến lược chính và các chiến lược nên linh hoạt, dễ điều chỉnh. Chiến lược cũng phải sử dụng các từ có trọng tâm và được viết rõ ràng, tập trung vào tăng trưởng, năng suất hoặc nhân lực.

(+) Thước đo: các chỉ số đo lường cần gắn kết chặt chẽ với chiến lược và chỉ nên chọn 3-5 chỉ số then chốt. Việc lựa chọn sai hoặc quá nhiều chỉ số dễ gây mất tập trung và thiếu hiệu quả.

Tất cả các giai đoạn của mô hình nên điều chỉnh một cách khoa học để mọi nỗ lực nhất quán và quay trở lại hỗ trợ mục tiêu tổng thể.

OGSM - Công cụ hoạch định chiến lược

   OGSM được coi là công cụ truyền thông và công thức hoạch định chiến lược hiện đại giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu. Mặc dù là một công cụ hiệu quả nhưng không ít người chưa thực sự hiểu rõ về OGSM. Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé! 

1. OGSM là gì? 

OGSM là một công cụ hay mô hình được sử dụng để hoạch định, triển khai và kiểm soát chiến lược cũng như các hành động cho một doanh nghiệp, một tổ chức xác định.

Trong đó: 

O (Objective - Mục tiêu): Mục tiêu chính - đưa ra câu hỏi tổ chức muốn đạt được điều gì? Đó là các mục tiêu dài hạn hay mục tiêu mang tính định hình. Những mục tiêu này thường xuất phát từ tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức. 

G (Goals - Đích ngắm): Các đích ngắm này thường cụ thể, rõ ràng, mang tính định lượng và yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định.

S (Strategies - Chiến lược): Cần phải xác định chiến lược nào là quan trọng để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Số lượng chiến lược cần thực hiện để đạt được "O" sẽ không quá 5 chiến lược.

M (Measurements - Thước đo): Để có thể xác định được mức độ hoàn thành mục tiêu, doanh nghiệp cần có những tiêu chí đo lường cơ bản và rõ ràng như số lượng, doanh thu, thời gian, …

2. Ưu và nhược điểm của OGSM 

Ưu điểm của OGSM bao gồm: 

- OGSM là mô hình dễ làm theo, dễ thực hiện và có cấu trúc rõ ràng. 

- Mô hình OGSM có khả năng cô đọng một kế hoạch chiến lược chỉ trong một trang duy nhất.

- OGSM cho phép người dùng có thể hiển thị và báo cáo tiến độ một cách dễ dàng.

- Với khả năng liên kết mọi thứ từ tầm nhìn đến thực thi, OGSM giúp doanh nghiệp có thể nhìn rõ bức tranh tổng thể và kế hoạch dài hạn.

- ...

Nhược điểm của OGSM là: 

- Mô hình OGSM có thể khiến các doanh nghiệp áp dụng bị nhầm lẫn giữa mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược và dự án.

- Cần thiết lập thêm một số phần mềm hỗ trợ để tận dụng OGSM một cách tối đa bởi OGSM được thiết kế với mục đích theo dõi tiến trình hướng đến các mục tiêu cụ thể.

- OGSM không khuyến khích sự tham gia vào việc thiết lập của nhân viên nên khả năng những ý tưởng hay bị lãng phí hoặc bỏ qua sẽ xảy ra.

MBP - Quản trị theo quy trình

 MBO và MBP là hai phương thức quản lý công việc phổ biến hiện nay. Vậy MBP là gì? Lợi ích của công cụ này như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé! 

1. Quản trị theo quy trình (MBP) là gì? 

MBP (Manage by process) hay quản trị theo quá trình là phương pháp quản lý dựa theo việc phân loại cách hoạt động theo các quá trình. Phương pháp MBP giúp các nhà quản trị xây dựng kế hoạch kiểm soát quy trình, kế hoạch kiểm tra, đo lường theo kế hoạch kiểm soát quy trình và kế hoạch kiểm tra thử nghiệm.

Bản chất của phương pháp này là quản lý công việc theo một chu trình đã được phân tích và quy định quản lý kỹ lưỡng. MBP gần như trái ngược với MBO và thực chất đây chính là nền tảng của các hệ thống quản lý chất lượng ISO.

2. Lợi ích của phương pháp MBP 

Thứ nhất, kiểm soát liên tục dòng chảy của công việc và các hoạt động trong doanh nghiệp.

Thứ hai, phát hiện và khắc phục nhanh chóng lỗi sai do thông tin được truyền tải nhanh giữa các bộ phận, phòng ban. 

Thứ ba, tạo điều kiện cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp tham gia cải tiến chất lượng.

Thứ tư, các quy trình xử lý công việc tạo điều kiện để áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản trị. 

Thứ năm, xây dựng các tài liệu phục vụ cho doanh nghiệp một cách hệ thống. 

Thứ sáu, kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát cụ thể. 

3. Ưu và nhược điểm của MBP 

Phương pháp nào cũng vậy, đều tồn tại những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Tuy vậy, quản trị theo quy trình (MBP) vẫn được đánh giá tốt khi khiến cho số lượng lớn chủ doanh nghiệp hài lòng.

# Ưu điểm của MBP

- Đảm bảo sự tập trung cao, thậm chí tất cả đã được định vị trước.

- Ít sai lệch về mọi phương diện, từ đó, đảm bảo các chuẩn mực đề ra.

- Kiểm soát quy trình từ đầu đến cuối.

- Dễ đúng chuẩn trong doanh nghiệp.

# Nhược điểm của MBP

- Cấp dưới ít sáng tạo hơn vì tất cả đã được quy định chặt chẽ.

- Không có tính linh hoạt cao.

- Chủ động không cao và tính lệ thuộc cao.

MBO - Quản trị theo mục tiêu

 Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của mỗi cá nhân. Vậy cụ thể MBO là gì? 

1. Khái niệm quản trị theo mục tiêu (MBO) 

Quản trị theo mục tiêu/quản lý theo mục tiêu trong tiếng Anh là Management By Objectives (viết tắt "MBO"). Nghĩa là quản trị thông qua việc xác định mục tiêu cho từng nhân viên và hướng hoạt động cho người lao động vào việc thực hiện để đạt được các mục tiêu đã được thiết lập.

Nhìn chung, MBO là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị. 

2. Bản chất của MBO là gì? 

Thực ra bản chất của MBO là thiết lập mục tiêu, lựa chọn chương trình hành động và đưa ra các quyết định có sự tham gia của nhà quản trị với nhân viên. Một phần quan trọng của MBO là đo lường và so sánh về hiệu suất thực tế của người lao động với những mục tiêu tiêu chuẩn. Qua đó, có thể tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu để có giải pháp phù hợp. 

3. Mục đích của MBO là gì? 

Mục tiêu của MBO là gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức bằng việc đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua mục tiêu của nhân viên. Không chỉ vậy, MBO khuyến khích việc mở rộng sự tham gia của mọi thành viên trong quá trình xác định mục tiêu làm việc thay vì chỉ có một số ít lãnh đạo cấp cao. 

Nhân viên không chỉ hiểu rõ những mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp mà còn nhân thức rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình đạt được mục tiêu. Cũng như, có quyền lựa chọn hành động và mục tiêu nên họ có nhiều khả năng để thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình. 

Lời kết: Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu về khái niệm MBO là gì và mục đích của công cụ này. Trong những bài viết khác, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về lợi ích và quy trình quản lý mục tiêu MBO. 

Phương pháp đánh giá hiệu suất nhà quản trị nên biết

 Việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Vậy có những phương pháp đánh giá hiệu suất nào? Cùng tìm hiểu nhé! 

1. Phương pháp đánh giá hiệu suất là gì? 

Đánh giá hiệu suất hay hiệu quả công việc là một quá trình được thực hiện hàng tuần/tháng/năm để đánh giá năng suất và chất lượng công việc. Thông qua quá trình thu thập, phân tích và đánh giá các thông tin liên quan đến tình hình công việc của một cá nhân, phong ban hoặc hệ thống.\

Dựa trên những phương pháp đánh giá hiệu suất, các nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan về hiệu quả làm việc của nhân viên, phòng ban hay hệ thống. Từ đó, những mục tiêu, kế hoạch phù hợp trong tương lai sẽ được đưa ra. 

2. Tại sao cần phương pháp đánh giá hiệu suất trong doanh nghiệp? 

Nhiều doanh nghiệp đã gặp phải những vấn đề nghiêm trọng vì thiếu kinh nghiệm trong việc xây dựng vè duy trì hệ thống đánh giá nhân lực. Vì vậy, áp dụng phương pháp đánh giá hiệu suất là điều tất yếu. 

Khi doanh nghiệp, nhà quản trị đánh giá đúng năng lực của nhân viên thì việc phân bổ nhân sự cũng trở nên dễ dàng hơn. Nhờ vậy, khả năng của nhân viên có thể phát huy tối đa. Bên cạnh đó, nhân viên được đánh giá đúng cũng sẽ hài lòng vì bản thân được công nhận và có động lực để cống hiến. 

Ngoài ra, đánh giá hiệu quả công việc và giao việc cho nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp tới việc duy trì và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp. Vì thế, hệ thống nàu cần xây dựng một cách chặt chẽ và phù hợp với quy mô cũng như văn hóa của doanh nghiệp. 

3. Các phương pháp đánh giá hiệu suất phổ biến

3.1 Phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC) 

Phương pháp đánh giá hiệu suất Thẻ điểm cân bằng (BSC) là xây dựng một hệ thống kế hoạch và quản trị về mặt chiến lược. Mục đích của BSC là định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn, chiến lược của tổ chức, theo dõi hiệu quả vận hành của doanh nghiệp so với mục tiêu ban đầu đã đề ra.

3.2 Phương pháp KPI 

Phương pháp KPI đưa ra một bộ chỉ tiêu có thể đo lường hiệu quả, để có căn cứ lên kế hoạch cho những mục tiêu sau. Thông qua đó, đưa ra sự so sánh và đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất dựa vào từng giai đoạn.

3.3 Phương pháp OKR 

OKR (Objectives and Key Results) là phương thức quản lý biến thế của Quản lý theo mục tiêu với mục đích kết nối tổ chức, bộ phận và cá nhân để đảm bảo tất cả thành viên trong tổ chức đi theo đúng hướng. 

Bên cạnh 3 phương pháp đánh giá hiệu suất phổ biến này còn có một số phương thức như thang đánh giá đồ thị, xếp hạng danh mục, quản lý theo mục tiêu, ... 

Lưu ý khi xây dựng KPI trong doanh nghiệp

 KPI là một trong những công cụ quản trị, đo lường hàng đầu hiện nay. Nhưng thực tế cho thấy có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng KPI mà gần 90% trong số đó vẫn gặp khó khăn trong quá trình triển khai. Không phải họ không biết cách làm là do gặp phải những lỗi sai không đáng có. 

1. Xây dựng KPI không gắn với mục tiêu chiến lược

KPI là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất của cá nhân hay bộ phận trong doanh nghiệp. Hiểu đơn giản KPI là công cụ đo lường hỗ trợ việc thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu sao cho hiệu quả nhất. Nhưng đôi khi, cách hiểu KPI chỉ là một công cụ đo lường khiến nhiều doanh nghiệp chỉ đưa ra những con số và yêu cầu nhân viên thực hiện mà không dựa trên mục tiêu chiến lược.

Đây là một sai lầm khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp thường thấy nhất. Điều này dẫn đến việc nhân viên chỉ làm việc cho có để đáp ứng những con số được đưa ra nhưng chưa hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp. 

2. Truyền đạt KPI chưa đúng cách 

Một vấn đề thường thấy trong một số doanh nghiệp là việc quản lý giao KPI cho nhân viên nhưng không lý giải cho họ hiểu tại sao phải thực hiện những điều đó. Mục đích là điều cực kỳ quan trọng, vừa là định hướng vừa là động lực để hành động. Chỉ đưa ra yêu cầu hành động mà thiếu mục tiêu sẽ khiến nhân viên rơi vào trạng thái mất phương hướng.

Hơn thế, truyền đạt KPI chưa hiệu quả có thể do nhân viên thiếu nền tảng tư duy về KPI. Lãnh đạo là người xây dựng KPI nhưng nhân viên mới là người thực thi nó. Nếu không có sự kết nối giữa tư duy người xây dựng và người thực hiện thì KPI có hoàn hảo như thế nào cũng chỉ là con số mà thôi. 

3. Xây dựng KPI “độc nhất”

Như bạn cũng biết, có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị và thực thi chiến lược. Mặc dù KPI là một trong những công cụ phổ biến nhưng công cụ nào cũng có ưu và nhược điểm riêng. Sai lầm mà các doanh nghiệp hay gặp phải khi xây dựng KPI là không tìm hiểu và ứng dụng thêm các công cụ quản trị khác như BSC, OKR, MBO, ...

Việc tìm hiểu về các công cụ khác sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, so sánh để hiểu rõ ưu - nhược điểm của từng công cụ. Qua đó, phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm cũng như phối hợp sử dụng các công cụ sao cho hiệu quả. 

4. Xây dựng các chỉ tiêu KPI bất khả khi

Xây dựng KPI “bất khả thi” không gắn với thực tế chính là một trong những sai lầm mà các doanh nghiệp hay gặp phải. Có một số doanh nghiệp đưa ra các chỉ tiêu không phù hợp và giao cho đội ngũ thực hiện nhưng hoàn toàn không để ý đến tính khả thi của nó. Điều này dẫn tới những chỉ tiêu vượt quá năng lực của đội ngũ khiến nhân viên phải cố gắng thực hiện.

5. Xây dựng KPI nhưng không thực thi KPI

Có những doanh nghiệp cho nhân viên tham gia các khóa học về KPI để xây dựng KPI một cách bài bản. Nhưng vấn đề là khi họ đã xây dựng được hệ thống KPI thì lại không có người cụ thể đứng ra thực hiện và không có người chịu trách nghiệm quản lý, giám sát KPI. 

Ngoài ra, khi nhân viên không thực hiện theo KPI thì công ty không có hình thức cảnh báo họ. Hậu quả là hệ thống KPI không được triển khai thực tế trong tổ chức.