Thiết kế lại công tác

Nguồn tham khảo: tài liệu quản trị viên chức

Thiết kế lại công tác

Như đã biểu lộ ở trên phân tích công việc giúp làm cơ sở để giải quyết nhiều nội dung của   quản lý nguồn nhân lực   . Một trong những vấn đề mà các thông tin trong phân tích công việc được các nhà quản lý con người sử dụng để giải quyết đó là thiết kế lại công việc.

Thiết kế lại công việc là sự đổi thay một cách hệ thống nội dung của công tác nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các nhân tố khác cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc .

Các hoạt động của quản lý chiến lược về Nguồn nhân công được thiết kế để kích thích hiệu quả cá nhân người cần lao bằng cách sắp xếp những người thích hợp cho công việc
Một cách khái quát các nhà quản trị tìm mọi cách để nâng cao hiệu suất và hiệu năng của các nguồn lực.

Năng suất: Mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra; tìm cách giảm thiểu các chi phí về nguồn lực.
Nói khác đi: "Là việc sử dụng các nguồn lực một cách tốt nhất để đạt được mục tiêu ".
Tức thị: Làm các việc cho đúng …
Hiệu năng: Khả năng xác định mục tiêu ăn nhập
Nói khác đi: "Là việc chọn các mục đích có hiệu quả và đạt được chúng”.
Tức là: Làm các việc đúng …

Cả hai đều quan yếu, ngoài ra nhiều nhà quản trị cho rằng hiệu năng là tiêu chí thiết yếu. Vấn đề là: "Không phải là làm một việc thế nào cho đúng mà là làm đúng việc”.

Để có được hiệu quả cao trong sử dụng nguồn nhân công các nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải hiểu rõ kỹ năng, năng lực của từng cá nhân để bố trí đúng người đúng việc.

Kỹ năng có thể được hiểu là: Khả năng cụ thể để chuyển kiến thức thành hành động mà kết quả đạt được như ý muốn. Kỹ năng có thể mang tính nhận thức, vận động, tuỳ thuộc, trí tuệ, và xã hội . Kỹ năng có thể tích lũy (xây dựng dần dần duyệt y việc lặp lại trong thực tế) và liên tiếp (mỗi phần phụ thuộc vào phần trước đó và liên quan đến phần sau).

Năng lực: Khả năng thực hiện các hoạt động theo tiêu chuẩn mong muốn. Hiểu một cách khác: "Năng lực là khả năng của cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ trong công việc”. Năng lực là sản phẩm của   huấn luyện   và tích lũy kinh nghiệm. Nói đến năng lực của con người là bao gồm 2 nhân tố: năng lực trí óc và thể lực.
-Năng lực trí óc: là khả năng của cá nhân để thực hiện các hoạt động trí não.
-Thể lực: là sức chịu đựng, sự khéo léo, sức lực và kỹ năng tương đương cần có để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Thực tế khái niệm kỹ năng và năng lực vẫn có ý kiến khác nhau, nhưng nhìn chung kỹ năng mang tính cụ thể hơn, năng lực mang tính khái quát hơn. Năng lực thường chỉ công tác quản lý và nghiệp vụ, khi những điều cần hoàn tất không dễ xác định cụ thể trước được, còn kỹ năng thì thường được sử dụng để đánh giá lao động kỹ thuật hay những hoạt động cụ thể. Như vậy, trong khi việc nghiên cứu về năng lực vẫn còn đang phát triển và vẫn chưa có được những định nghĩa hợp nhất, chỉ có thể phát biểu một cách thận trọng rằng năng lực ít cụ thể rõ ràng hơn so với kỹ năng.

Như vậy ta đơn giản nhận ra rằng:
·Nếu người cần lao thiếu năng lực, họ sẽ không làm tròn nhiệm vụ.
·Nếu người LĐ có trình độ chuyên môn vượt cấp, họ sẽ thực hành thỏa đáng công việc nhưng lại không thỏa mãn.
·Nếu người LĐ làm công tác thích hợp với khả năng, vững chắc họ sẽ hoàn thành tốt công việc và thỏa mãn nội tâm.

Thiết kế lại công tác nhằm ảnh hưởng các hoạt động sau đây của quản trị nguồn nhân lực
1.Thông báo trong bản bộc lộ công việc cho thấy liệu công tác có thiếu sự thách thức cần thiết và có thể thiết kế lại để tăng động cơ làm việc hay không.

2.Thông tin phân tách công việc chỉ ra những nhân tố tương tác tới sức khỏe và an toàn lao động trong khi thực hành công tác. Nếu có những nguyên tố chẳng thể hài lòng được thì công việc cần được thiết kế lại để loại trừ các nguyên tố đó.

3.Đồ mưu hoạch nhân công sẽ chỉ ra liệu có những người có hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cấp thiết cho công tác bên trong tổ chức hoặc bên ngoài hay không . Nếu không, công tác cần phải thiết kế lại để sử dụng những khả năng sẵn có.

4.Số lượng ít của các đơn xin việc trong quá trình   tuyển dụng   người có thể cho thấy công tác thiếu hấp dẫn đối với người ứng tuyển thành thử cần phải thiết kế lại công tác để tăng sự quyến rũ.

5.Công tác chọn người ít thành công có thể chỉ ra rằng phải thiết kế lại công việc cho phù hợp với hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác của người cần lao trong nội bộ tổ chức hoặc trên thị trường nhân công.

6.Những công việc đã được thiết kế lại cho hấp dẫn hơn có thể đòi hỏi viên chức phải được huấn luyện thêm.

7.Thiết kế lại công tác có thể chỉ ra rằng phải đổi thay chế độ thù lao cho công tác.

8.Hiệu quả làm việc kém cho thấy nhân sự hoặc là thiếu hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các nhân tố khác hoặc thiếu động cơ để hoàn tất tốt công việc. Nếu như vậy, công tác cần được thiết kế lại.
Công tác sẽ được tiến hành tốt và đạt được kết quả cá nhân nếu từng viên chức đạt được ba tình trạng tâm lý sau:
OHiểu biết về ý nghĩa công việc: nhân sự phải cảm thấy rằng công việc là quan yếu, đáng kể và có giá trị.
OHiểu biết về trách nhiệm đối với kết quả công việc: Người cần lao phải cảm thấy có trách nhiệm và ý nghĩa đối với công tác mà họ thực hành.
OHiểu biết về kết quả công việc: nhân viên phải thường xuyên được thông tin về chất lượng công việc của họ.
Tình trạng tâm lý khác nhau được kích thích bởi những đặc điểm nghề nghiệp khác nhau:

1. Hiểu biết về ý nghĩa công tác được kích thích bởi:
·Sự đa dạng về tay nghề: mức độ đa dạng của các hoạt động mà công việc đề xuất .Điều đó đưa đến việc đòi hỏi phải sử dụng những kinh nghiệm và năng lực khác nhau.
·Hiểu biết nhiệm vụ: mức độ phải hoàn tất đối với toàn bộ hay một phần công tác.
·Ý nghĩa của nhiệm vụ: mức độ liên quan của công tác tới đời sống hoặc công tác của người khác ở ngay trong tổ chức hay môi trường bên ngoài.

1.Hiểu biết về trách nhiệm đối với kết quả công tác bị thúc đẩy bởi :
·Sự độc lập: mức độ tự do và độc lập khi ra quyết định của mỗi cá nhân

2.Hiểu biết về kết quả công tác được kích thích bởi :
·Thông tin phản hồi: mức độ thu thập thông báo trực tiếp và rõ ràng về hiệu quả của các hoạt động mà công tác yêu cầu ở mỗi cá nhân.

CÁC CÁCH TIẾP CẬN THIẾT KẾ công việc:
- Chuyên môn hóa - Luân chuyển công việc
- Mở mang công việc - Làm giàu công việc - Nhóm tự quản

1) Chuyên môn hóa:
Ở đây người lao động chỉ làm một phần của công tác. Công tác được lặp đi lặp lại với tiết điệu cao.
Chuyên môn hóa có ưu điểm sau:
- Nhiệm vụ nghĩa vụ rõ ràng - công tác đơn giản
- Mỗi người một việc – mọi người đều tham dự - quản lý chặt chẽ
Nhược điểm:
-Không ai chịu nghĩa vụ toàn bộ quá trình - Chồng chéo nghĩa vụ
-Thiếu tính ăn khớp –sự phối hợp không hoàn hảo - Dịch vụ khách hàng kém
-Không linh hoạt , phản ứng với sự thay đổi chậm - Không giải quyết được vấn đề tổng thể
-Giảm tính sáng tạo - kềnh càng không kinh tế
-Tăng cao tính đơn điệu gây nhàm chán đối với công việc
Đặc biệt sự nhàm chán do tính đơn điệu của công tác gây nên có thể gây ức chế về mặt tâm sinh lý cho viên chức. Điều này Mác viết: "Sự đơn điệu liên tiếp của công việc làm cho người công nhân mệt mỏi vì không có thời kì nghỉ ngơi và làm giảm đi sự chú ý đối với công việc đồng thời mất đi tính kích thích, những kích thích này do sự thay đổi công tác tạo nên”.

2. Luân chuyển công việc:
Là quá trình đổi thay công việc của mỗi cá nhân. Đây là một khuynh hướng càng ngày càng được các DN thực hành.
Ưu điểm:
-Tạo ra những thử thách mới cho nhân sự
-Viên chức sẽ có được kiến thức mới – thỏa mãn nhu cầu phát triển cá nhân
-Giảm đi tính đơn điệu của công tác, tạo ra những kích thích mới cho công tác.
Hạn chế:
-Dễ dẫn đến sự xáo trộn trong tổ chức
-Đôi khi cũng tạo tâm lý bất an cho viên chức
-Thực hành không tốt sẽ tạo ra tư tưởng "cưỡi ngựa xem hoa ".
-Rất dễ làm gián đoạn công việc.

3) mở mang công tác:
Mở rộng theo "chiều ngang "tức là tăng thêm các nhiệm vụ cho người giữ công việc.
Hạn chế: Chưa tính đến các khía cạnh khác của công việc. Ví dụ như liên quan đến các vấn đề quyền hạn nghĩa vụ, lợi quyền … thúc đẩy đến công việc được mở rộng.

4) Làm giàu công việc:
Tức thị làm cho công việc trở nên sinh động hơn. Hay nói khác đi là nâng cao "chất” của công tác. Việc làm giàu này có thể thực hành cho cá nhân hoặc nhóm. Các góc cạnh làm giàu bao gồm:
-Sự đa dạng về kỹ năng
-Sự rõ ràng về nhiệm vụ
-Tăng lên ý nghĩa của công tác
-Nâng cao chừng độ tự chủ
-Khả năng hấp thụ thông tin phản hồi.

5) Nhóm tự quản:
Một nhóm làm việc về cơ bản tự quản trị với sự giám sát tối thiểu của cấp trên. Với cách tiếp cận này cho phép nhóm mở mang các hoạt động của mình. Vấn đề giải quyết của nhóm không chỉ là các vấn đề có tính kỹ thuật mà còn là các vấn có tính xã hội hay sản xuất kinh doanh. Điều này buộc người LĐ phải năng động hơn hướng đến các tầm cao mới.

P5media.Vn